最近、社内で「小さな時間のやりとりから働き方が変わる」といった話をし、
自身の経験から「時間」に関わる基本的な事を３つ伝えました。
日々のエッセンスとして、皆さんにも少しご紹介したいと思います。
1．面会やミーティングの候補日はこちらから出す事
空いている時間を常に共有している相手以外の方とは
時間を確認するのが面倒でも、
こちらから候補日を提示する事が大事だと思います。
相手から提示されてこちらが合わせることを繰り返すと、
時間のコントロールは自然と相手側に回っていきます。
候補日をこちらから出すと、相手に候補日を提示されて、
調整がつかずに断る事が無いという効果もあります。
小さな事でも「断る」という行為が何度も続くと、
ネガティブな印象を相手に与える可能性があります。
仮に、相手から先にミーティング候補日の連絡をいただき、
その日程が難しい場合は、こちらの候補を伝える事で調整します。
たまに「その日程では難しいです」とだけ返事をいただく事ありますが、
じゃあどうするの？と思う事があります。
その時点で、ワンターン分の手間が増えてしまっています。
2．期限を自分で決める事
期限はなるべく自分で設定し、相手に選択してもらう事が大事です。
そして、相手に希望があれば、受け入れて調整します。
相手に「いつまでにやれば良いですか？」と聞く事で
無理な期限を設定されてしまい、困る場合があります。
断ったら、相手は「そちらが自由に決めてくれと言ったではないか」とネガティブに受け取ります。
人は、提示されたものから選べれば納得感があり、相手の期待値もコントロールできます。
約束して出来なかったときが怖い という人は、それよりも
期限を決めずに聞かれるまでやらない方が信頼貯金を大きく減らす
という事に気づかないといけません。
今すぐ返せるメッセージやメールを
すぐ返す事を「ワンパン」と呼ぶらしいですが、
期限を自分で決めて返す事で、自分の中に「後でやる」タスクを増やさない効果と
「返事が早い」と喜ばれる要素があります。
経営者ほど物事を後回しにしない人が多いので、返事が早いと思います。
品質を気にする人もいるかもしれません。
１日別の事で過ごして後で返事をする事と、
その場で1分考えて返事をする事では、
どちらにしても品質の大差は無いと言われています
（もちろん熟慮すべきことは時間をかけるべきです）。
3．決めた時間を守る事
事前に時間や期限を決めているのにも関わらず、守れない人がいます。
数分オンラインミーティングに遅刻することや、約束の日時に資料を提出しないことは
貴方自身が約束を破っているストレスを抱え、
そして相手にも余計な心配事を生み出してしまっています。
ここで大事なのは「早めに代替案を出す」事だと思います。
相手は間に合わない事に怒っている割合は少なく、
「どうして約束を破ったまま無視しているのだ、早く言ってよ」と
怒っていることが大半です。
事前に事情を相談して、
「間に合いそうにないので、3日期限を延ばして良いですか？」と聞けば
大概の人は、良いですよ と言ってくれるでしょう
（納品や発売が決まっている場合は別）。
しかし、困ると言われるのが怖いのか、
相手が何とかしてくれると思っているのか、
期限を無視して、聞かれるまで放置している人を見かけます。
信頼貯金は、がくっと減ってしまいます。
ミーティング候補日は先方から貰って、期限を決めずタスクを請け負い、
受けたまま連絡もせず「どうなっていますか？」と聞かれて
その問い合わせにイラっとしている人がいれば、
貴方自身が残念な状態であるという事に気づかないといけません。
ふとした行動から「仕事の懐中時計」を自分で持たずに相手に渡してしまっている事、
自分自身の行動が原因で「コントロールされる側」に
回ってしまっている事に気づかないといけません。
一番良い状態なのは、時間感覚が相手と合っている事ですが、
早いと感じるか、遅いと感じるかは相手次第で、コントロールできません。
※以前お話しした「スピード感」に関するブログ記事は こちら
相手の仕事のペースや感じ方を理解できれば、
余計な時間に関するストレスを感じずに済みます。
もっと言えば、信頼関係を積み上げたり、相手に喜ばれたりする作用もあります。
そのくらい、時間は、皆に共通する重要な要素だと思っています。
写真は札幌市藻岩山の紅葉です（2019年撮影）。
緊急事態宣言が明けてロープウェイも再開していますので、皆さんも是非。
Think out!
最後まで読んで頂いてありがとうございます。
